Bagaimana Peran Security dalam Menghadapi Keadaan Darurat?

Bagaimana Peran Security dalam Menghadapi Keadaan Darurat? – Bayangkan sebuah hotel di Bali mendapati alarm kebakaran berbunyi pada malam hari. Tamu mulai keluar dari kamar, sebagian panik, sementara informasi mengenai sumber kejadian belum jelas. Dalam situasi seperti ini, beberapa menit pertama dapat menjadi fase yang sangat menentukan.

Di sinilah Emergency Response membutuhkan pembagian peran yang jelas. Security yang berada di lokasi biasanya menjadi salah satu pihak yang dapat mengetahui atau menerima laporan awal mengenai kejadian. Tugasnya bukan sekadar berdiri di pos, tetapi mengikuti prosedur yang telah ditetapkan untuk membantu menjaga keselamatan manusia, mengendalikan akses, menyampaikan informasi, dan mendukung proses penanganan insiden.

Konsep ini sejalan dengan pendekatan manajemen insiden dalam ISO 22320:2018 yang menekankan pentingnya struktur, pembagian peran dan tanggung jawab, pengelolaan sumber daya, komunikasi, keselamatan, serta kerja sama dalam menghadapi insiden. ISO menyatakan bahwa standar tersebut dapat diterapkan untuk organisasi yang menangani insiden dengan berbagai jenis dan skala.

Apa Itu Emergency Response dalam Pengamanan?

Emergency Response dapat dipahami sebagai respons terorganisasi terhadap keadaan darurat atau insiden yang membutuhkan tindakan segera.

Dalam lingkungan perusahaan atau properti, keadaan darurat dapat berupa:

• Kebakaran.
• Gempa bumi.
• Banjir.
• Kecelakaan kerja.
• Ledakan.
• Kebocoran gas.
• Tumpahan bahan berbahaya.
• Ancaman keamanan.
• Gangguan ketertiban.
• Kondisi medis yang membutuhkan pertolongan.
• Keadaan lain yang berpotensi membahayakan manusia atau properti.

Dokumen kompetensi yang diterbitkan melalui JDIH Kementerian Ketenagakerjaan juga mencantumkan sejumlah contoh keadaan darurat seperti kebakaran, emisi gas beracun atau mudah terbakar, kecelakaan kendaraan atau mesin, keruntuhan bangunan, tumpahan bahan kimia, cedera, ledakan, dan kebocoran gas. Dokumen tersebut juga menempatkan alarm, evakuasi, rujukan pada rencana darurat, pemberitahuan kepada pihak terkait, dan layanan darurat sebagai bagian dari respons terhadap insiden.

Dengan demikian, emergency security bukan berarti security harus menangani semua jenis keadaan darurat seorang diri. Perannya harus disesuaikan dengan SOP, kompetensi, risiko lokasi, dan struktur penanganan darurat yang berlaku.

Mengapa Security Penting dalam Emergency Response?

Security sering berada di area yang memiliki aktivitas manusia tinggi dan memiliki fungsi pengawasan akses. Karena itu, petugas dapat menjadi salah satu pihak yang berada dekat dengan kejadian ketika insiden pertama kali diketahui.

Peran tersebut menjadi lebih efektif jika organisasi telah menetapkan prosedur yang jelas.

ISO 22320:2018 menekankan pentingnya struktur manajemen insiden yang mencakup peran dan tanggung jawab, tugas, sumber daya, serta kerja sama antarpihak. Artinya, respons darurat bukan hanya persoalan kecepatan, tetapi juga koordinasi.

Security dapat membantu melalui beberapa fungsi berikut.

1. Mengenali dan Melaporkan Kejadian

Langkah awal adalah mengenali adanya kondisi yang tidak normal dan menyampaikannya melalui jalur komunikasi yang telah ditentukan.

Contohnya, security melihat asap dari area tertentu, menerima laporan orang jatuh, menemukan kerusakan fasilitas yang berpotensi membahayakan, atau mendengar alarm darurat.

Informasi awal sebaiknya disampaikan secara jelas:

• Apa yang terjadi?
• Di mana lokasi kejadian?
• Kapan kejadian diketahui?
• Apakah terdapat korban?
• Apakah kondisi masih berkembang?
• Bantuan apa yang diperlukan?

Tujuannya bukan membuat diagnosis atau kesimpulan yang belum pasti, tetapi menyampaikan informasi faktual agar pihak yang berwenang dapat mengambil keputusan.

2. Mengaktifkan Prosedur yang Telah Ditetapkan

Setelah kejadian dikenali, security mengikuti SOP atau emergency response plan yang berlaku di lokasi.

Dalam sistem tanggap darurat yang baik, petugas seharusnya mengetahui siapa yang harus dihubungi, bagaimana alarm digunakan, jalur komunikasi yang tersedia, lokasi titik kumpul, serta kapan harus melakukan eskalasi kepada pihak terkait.

Sebagai gambaran, OSHA menempatkan prosedur pelaporan kebakaran atau keadaan darurat serta prosedur evakuasi dan penetapan jalur keluar sebagai bagian dari elemen penting emergency action plan.

3. Mengamankan Area

Ketika terjadi insiden, area tertentu mungkin perlu dibatasi untuk mencegah orang masuk ke lokasi berbahaya atau mengganggu proses penanganan.

Security dapat membantu:

• Membatasi akses ke area terdampak.
• Mengarahkan orang menjauh dari zona berbahaya.
• Menjaga jalur yang diperlukan untuk respons darurat.
• Mengatur akses bagi pihak yang memiliki tugas penanganan.
• Menjaga kondisi tetap tertib.

Pembatasan akses harus dilakukan sesuai kewenangan dan prosedur. Security tidak seharusnya memasuki area berbahaya hanya untuk menunjukkan keberanian apabila tindakan tersebut justru meningkatkan risiko terhadap keselamatan.

4. Membantu Proses Evakuasi

Evakuasi merupakan salah satu bagian penting dalam tanggap darurat security.

Security dapat membantu mengarahkan penghuni, pekerja, tamu, atau pengunjung menuju jalur evakuasi dan titik berkumpul sesuai rencana yang telah ditetapkan.

Dalam situasi nyata, komunikasi yang singkat dan jelas lebih berguna daripada memberikan terlalu banyak instruksi sekaligus.

Contohnya:

“Silakan ikuti jalur evakuasi menuju titik kumpul yang telah ditentukan.”

Rencana evakuasi sebaiknya telah mempertimbangkan karakteristik bangunan, jalur keluar, jumlah penghuni, kondisi khusus penghuni, serta jenis bahaya yang mungkin terjadi.

OSHA juga menekankan bahwa emergency action plan perlu memperhitungkan kondisi spesifik tempat kerja, termasuk tata letak lokasi, karakteristik bangunan, dan sistem keadaan darurat yang tersedia.

5. Mengatur Akses dan Arus Orang

Saat keadaan darurat, kepanikan dapat menyebabkan orang bergerak secara tidak teratur. Security dapat membantu mengarahkan arus orang agar tidak terjadi penumpukan di lokasi tertentu.

Pada hotel, misalnya, security dapat membantu mengarahkan tamu menuju area aman sesuai prosedur.

Pada gedung perkantoran, security dapat membantu memastikan jalur evakuasi tidak terhambat.

Pada event, security dapat membantu menjaga ketertiban massa sambil mengikuti instruksi koordinator tanggap darurat.

Peran tersebut harus disesuaikan dengan rencana darurat lokasi dan tidak menggantikan fungsi tim penyelamat atau tenaga medis.

Tahapan Tanggap Darurat Security yang Dapat Dipersiapkan

Setiap organisasi memiliki risiko dan SOP yang berbeda. Namun, secara umum, alur Emergency Response dapat dipersiapkan dengan kerangka berikut:

Tahap	Peran Security
Deteksi	Mengenali indikasi kejadian dan menerima laporan
Verifikasi awal	Mengumpulkan informasi dasar tanpa mengambil risiko yang tidak perlu
Pelaporan	Menyampaikan informasi kepada pihak yang ditentukan
Peringatan	Membantu mengaktifkan mekanisme peringatan sesuai SOP
Pengamanan	Membatasi akses ke area yang berbahaya
Evakuasi	Membantu mengarahkan orang ke jalur dan titik kumpul
Koordinasi	Mendukung komunikasi dengan pihak internal dan eksternal yang relevan
Pengendalian akses	Mengatur akses keluar-masuk selama penanganan
Dokumentasi	Mencatat kejadian dan tindakan yang dilakukan sesuai prosedur
Pemulihan awal	Membantu menjaga area sampai dinyatakan aman oleh pihak berwenang

Kerangka tersebut perlu disesuaikan dengan jenis properti, tingkat risiko, struktur organisasi, dan prosedur setempat.

Emergency Response Membutuhkan Komunikasi yang Jelas

Kesalahan komunikasi dapat memperburuk keadaan darurat. Informasi yang tidak jelas dapat menyebabkan keterlambatan, kepanikan, atau pengerahan sumber daya ke lokasi yang salah.

Karena itu, organisasi sebaiknya menentukan:

• Siapa yang menerima laporan pertama?
• Siapa yang mengambil keputusan?
• Siapa yang menghubungi pihak eksternal?
• Bagaimana informasi disampaikan?
• Media komunikasi apa yang digunakan?
• Siapa yang bertanggung jawab memberikan informasi kepada penghuni atau pengunjung?
• Bagaimana kejadian dicatat?

ISO 22320 menempatkan informasi, komunikasi, koordinasi, pembagian peran, dan kerja sama sebagai bagian penting dalam pengelolaan insiden.

Untuk security, kemampuan menyampaikan informasi secara singkat dan akurat menjadi bagian penting dari kesiapan menghadapi keadaan darurat.

Security Tidak Bekerja Sendirian

Salah satu kesalahan dalam memahami emergency security adalah menganggap security harus menyelesaikan semua masalah ketika keadaan darurat terjadi.

Padahal, respons insiden dapat melibatkan berbagai pihak.

Tergantung jenis kejadian, koordinasi dapat melibatkan:

• Manajemen perusahaan.
• Tim K3.
• Tim tanggap darurat internal.
• Petugas medis atau fasilitas kesehatan.
• Pemadam kebakaran.
• Kepolisian.
• BPBD atau instansi terkait.
• Pengelola gedung.
• Pihak teknis yang memiliki kompetensi khusus.

Peraturan Polri mengenai Pengamanan Swakarsa menempatkan Satpam sebagai bagian dari pengamanan swakarsa yang membantu Polri dalam penyelenggaraan keamanan dan ketertiban masyarakat, dengan lingkup tugas pada lingkungan atau wilayah tugasnya. Perpol No. 4 Tahun 2020 saat ini berstatus berlaku dan telah diubah melalui Perpol No. 1 Tahun 2023.

Karena itu, tindakan security harus tetap berada dalam batas tugas, kewenangan, kompetensi, dan SOP yang berlaku.

Contoh Penerapan Emergency Response di Hotel

Sebagai ilustrasi, sebuah hotel mendeteksi indikasi kebakaran di area tertentu.

Alur sederhananya dapat berupa:

1. Security menerima informasi atau melihat indikasi kejadian.
2. Security melaporkan kondisi melalui jalur komunikasi yang ditentukan.
3. Alarm atau prosedur peringatan dijalankan sesuai SOP.
4. Area terdampak diamankan dari akses yang tidak berkepentingan.
5. Security membantu mengarahkan tamu menuju jalur evakuasi.
6. Petugas membantu menjaga ketertiban di titik kumpul.
7. Pihak yang memiliki kompetensi khusus melakukan penanganan teknis.
8. Security membantu mengatur akses selama proses penanganan.
9. Setelah situasi terkendali, kejadian dicatat dan dievaluasi sesuai prosedur.

Contoh tersebut bersifat ilustratif. Prosedur sebenarnya harus mengikuti emergency response plan yang dibuat berdasarkan karakteristik dan risiko hotel tersebut.

Contoh Penerapan di Kantor, Gudang, dan Area Komersial

Peran security dapat berbeda sesuai karakter lokasi.

1. Kantor

Fokus dapat mencakup pengamanan akses, penyampaian informasi, pengaturan evakuasi, dan pendataan orang di area yang ditentukan.

2. Gudang

Risiko dapat berbeda karena terdapat aktivitas logistik, kendaraan, peralatan, atau material tertentu. Security perlu memahami jalur akses, titik kumpul, serta prosedur eskalasi yang berlaku.

3. Area Komersial

Security mungkin menghadapi jumlah pengunjung yang lebih banyak sehingga pengaturan arus orang dan komunikasi menjadi semakin penting.

4. Event

Dalam event, perhatian dapat lebih besar pada pengendalian massa, akses keluar-masuk, jalur evakuasi, komunikasi dengan koordinator, dan kesiapan menghadapi perubahan kondisi secara cepat.

Dalam seluruh contoh tersebut, detail tindakan harus mengikuti hasil identifikasi risiko dan SOP masing-masing lokasi.

Apa yang Harus Disiapkan Sebelum Keadaan Darurat?

Emergency Response yang baik tidak dimulai ketika insiden sudah terjadi. Persiapan perlu dilakukan sebelumnya.

Checklist dasar yang dapat digunakan pengelola:

• Potensi keadaan darurat telah diidentifikasi.

• SOP tanggap darurat tersedia.

• Tugas setiap pihak sudah ditentukan.

• Nomor kontak penting tersedia.

• Jalur evakuasi diketahui.

• Titik kumpul ditentukan.

• Sistem komunikasi tersedia.

• Petugas mengetahui prosedur pelaporan.

• Prosedur pengamanan area tersedia.

• Peralatan darurat diperiksa sesuai tanggung jawab masing-masing.

• Pelatihan atau simulasi dilakukan sesuai kebutuhan.

• Hasil latihan dan kejadian aktual dievaluasi.

JDIH Kementerian Ketenagakerjaan juga memuat standar kompetensi yang mencakup identifikasi potensi keadaan darurat, penyediaan prosedur, pelatihan petugas, penyediaan peralatan dan APD yang sesuai, serta simulasi keadaan darurat secara periodik dalam konteks kompetensi K3 tertentu.

Artinya, kesiapan tidak cukup hanya dengan memasang tanda “EXIT”. Personel juga perlu memahami apa yang harus dilakukan ketika sistem tersebut benar-benar dibutuhkan.

Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Menghadapi Keadaan Darurat

Beberapa masalah yang perlu dihindari antara lain:

1. Tidak Ada Pembagian Tugas

Jika semua orang menunggu instruksi dari satu orang, respons dapat terlambat.

2. Informasi Tidak Jelas

Laporan seperti “ada masalah di belakang” tidak cukup membantu. Lokasi dan kondisi perlu dijelaskan dengan lebih spesifik.

3. Jalur Evakuasi Tidak Dipahami

Jalur evakuasi yang hanya diketahui oleh pengelola tetapi tidak dipahami petugas di lapangan dapat menjadi masalah saat kondisi darurat.

4. Tidak Pernah Melakukan Latihan

SOP yang tidak pernah diuji mungkin terlihat baik di atas kertas tetapi belum tentu berjalan baik ketika diterapkan.

5. Security Mengambil Risiko di Luar Kompetensinya

Petugas perlu mengetahui batas tindakan yang aman. Tidak semua keadaan harus ditangani langsung oleh security.

6. Tidak Ada Evaluasi Pascakejadian

Setelah insiden atau simulasi selesai, organisasi perlu mengevaluasi apa yang berjalan baik dan apa yang harus diperbaiki.

Bagaimana Meningkatkan Kesiapan Tanggap Darurat Security?

Pengelola perusahaan atau properti dapat melakukan beberapa langkah berikut:

Pertama, lakukan identifikasi risiko.
Tentukan jenis keadaan darurat yang paling mungkin terjadi berdasarkan karakteristik lokasi.

Kedua, buat pembagian peran.
Pastikan security memahami siapa yang harus dihubungi dan tindakan apa yang menjadi tanggung jawabnya.

Ketiga, susun prosedur komunikasi.
Gunakan jalur komunikasi yang mudah dipahami dan memiliki alternatif jika sarana utama tidak dapat digunakan.

Keempat, lakukan briefing dan latihan.
Petugas perlu memahami prosedur melalui pengarahan dan simulasi yang sesuai.

Kelima, evaluasi secara berkala.
Setiap simulasi atau kejadian aktual dapat menjadi bahan untuk memperbaiki prosedur.

Pendekatan ini sejalan dengan prinsip ISO 22320 mengenai preparedness, risk management, information sharing, safety, flexibility, dan continual improvement dalam manajemen insiden.

Kapan Perusahaan Perlu Mempertimbangkan Security Outsourcing?

Jika perusahaan tidak memiliki sumber daya internal untuk mengelola tenaga keamanan, outsourcing dapat menjadi salah satu opsi yang dipertimbangkan. Namun, keputusan tersebut sebaiknya tidak hanya didasarkan pada jumlah personel.

Pengelola perlu menilai:

• Risiko lokasi.
• Jenis aktivitas.
• Jam operasional.
• Jumlah orang yang berada di lokasi.
• Kebutuhan pengawasan.
• Sistem keamanan yang telah tersedia.
• Kebutuhan koordinasi saat keadaan darurat.
• Kompetensi dan tanggung jawab personel.
• SOP yang digunakan.
• Mekanisme pelaporan dan evaluasi.

Untuk konteks Bali, Bali Security Services melalui PT Garda Sekawan Utama mencantumkan layanan security personnel dan security consulting pada situs resminya. Informasi tersebut dapat digunakan sebagai titik awal untuk memahami pilihan layanan keamanan yang tersedia, tanpa menganggap bahwa seluruh kebutuhan Emergency Response otomatis dapat diselesaikan oleh penyedia security.

Peran security dalam menghadapi keadaan darurat bukan sekadar menjaga pintu masuk atau melakukan patroli. Dalam kerangka Emergency Response, security dapat menjadi salah satu bagian penting dari respons awal melalui deteksi kejadian, pelaporan, komunikasi, pengamanan area, pengaturan akses, bantuan evakuasi, dan koordinasi sesuai SOP.

Namun, security bukan pengganti pemadam kebakaran, tenaga medis, kepolisian, atau tim penyelamat yang memiliki kompetensi dan kewenangan khusus. Karena itu, sistem tanggap darurat yang efektif harus dibangun berdasarkan pembagian tugas yang jelas.

Kunci utamanya adalah persiapan sebelum kejadian. SOP, komunikasi, jalur evakuasi, pembagian tanggung jawab, latihan, dan evaluasi perlu dipersiapkan agar respons tidak bergantung pada improvisasi ketika situasi sudah kritis.

Bagi perusahaan atau pengelola properti di Bali, kebutuhan security sebaiknya dinilai berdasarkan risiko dan karakteristik lokasi. Informasi mengenai layanan security personnel dan security management dapat menjadi salah satu referensi awal ketika menyusun kebutuhan pengamanan.

FAQ

1. Apa itu Emergency Response?

Emergency Response adalah rangkaian tindakan terorganisasi untuk merespons keadaan darurat atau insiden secara cepat, aman, dan terkoordinasi. Dalam lingkungan kerja, respons tersebut perlu didukung prosedur, pembagian tugas, komunikasi, dan kesiapan personel.

2. Apa peran security dalam keadaan darurat?

Security dapat berperan dalam mendeteksi dan melaporkan kejadian, menyampaikan informasi, mengamankan area, mengatur akses, membantu proses evakuasi, menjaga ketertiban, dan mendukung koordinasi sesuai SOP yang berlaku.

3. Apakah security harus menangani semua keadaan darurat?

Tidak. Security harus bertindak sesuai kompetensi, kewenangan, SOP, dan tingkat risiko. Penanganan teknis tertentu membutuhkan pihak yang memiliki kompetensi khusus seperti pemadam kebakaran, tenaga medis, atau aparat berwenang.

4. Apa saja contoh keadaan darurat yang perlu dipersiapkan?

Contohnya kebakaran, gempa bumi, banjir, kecelakaan kerja, kebocoran gas, ledakan, kondisi medis, tumpahan bahan berbahaya, ancaman keamanan, atau gangguan ketertiban. Jenis risiko harus disesuaikan dengan karakteristik setiap lokasi.

5. Mengapa latihan Emergency Response penting?

Latihan membantu personel memahami peran, jalur komunikasi, prosedur evakuasi, dan koordinasi. Latihan juga dapat mengungkap kelemahan SOP sebelum keadaan darurat yang sebenarnya terjadi.

6. Apa perbedaan security dengan Emergency Response Team?

Security merupakan fungsi pengamanan yang dapat menjadi bagian dari respons awal. Emergency Response Team adalah struktur atau tim yang dibentuk untuk menangani keadaan darurat sesuai kebutuhan organisasi. Komposisi dan tugas ERT dapat berbeda berdasarkan jenis risiko dan organisasi.

7. Apakah perusahaan perlu memiliki SOP tanggap darurat?

Sangat dianjurkan agar organisasi memiliki prosedur yang jelas dan sesuai dengan risiko lokasi. Untuk kondisi atau sektor tertentu, ketentuan keselamatan kerja dapat menetapkan persyaratan khusus mengenai rencana tanggap darurat.

8. Bagaimana memilih layanan security untuk mendukung kesiapan darurat?

Perusahaan sebaiknya menilai pengalaman dan kompetensi yang relevan, pembagian tugas, SOP, sistem pelaporan, kesiapan komunikasi, kebutuhan lokasi, serta kemampuan personel bekerja dalam struktur tanggap darurat yang telah ditetapkan.

SUMBER REFERENSI

1. International Organization for Standardization (ISO) — ISO 22320:2018 Security and resilience — Emergency management — Guidelines for incident management — Lihat sumber ISO 22320
   Mendukung pembahasan mengenai struktur manajemen insiden, peran dan tanggung jawab, pengelolaan sumber daya, koordinasi, komunikasi, keselamatan, dan kerja sama.
2. Occupational Safety and Health Administration (OSHA) — Emergency Action Plans, 29 CFR 1910.38 — Lihat OSHA Emergency Action Plans
   Mendukung pembahasan mengenai pelaporan keadaan darurat, evakuasi, dan elemen dasar emergency action plan.
3. Occupational Safety and Health Administration (OSHA) — Emergency Preparedness and Response: Getting Started — Lihat panduan OSHA Emergency Preparedness
   Mendukung pembahasan mengenai pentingnya rencana darurat, pembagian tanggung jawab, pelatihan, dan kesiapan organisasi.
4. Kementerian Ketenagakerjaan RI – JDIH — Dokumen SKKNI terkait prosedur insiden dan keadaan darurat — Lihat dokumen JDIH Kemnaker
   Mendukung contoh keadaan darurat serta unsur respons seperti alarm, evakuasi, rujukan pada rencana darurat, dan pemberitahuan kepada pihak terkait.
5. Badan Pemeriksa Keuangan RI – Database Peraturan — Peraturan Kepolisian Negara Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2020 tentang Pengamanan Swakarsa — Lihat Perpol No. 4 Tahun 2020
   Mendukung konteks kedudukan pengamanan swakarsa dan lingkup tugas Satpam.
6. Badan Pemeriksa Keuangan RI – Database Peraturan — Peraturan Polri Nomor 1 Tahun 2023 tentang Perubahan atas Perpol Nomor 4 Tahun 2020 — Lihat Perpol No. 1 Tahun 2023
   Digunakan untuk memeriksa status perubahan terhadap Perpol No. 4 Tahun 2020.